KOMUNIKASI DALAM TULISAN (Tugas Kelompok Softskill)

Nama : Muthiah Bonita

NPM : 17214661

Kelas : 4EA33

Pengertian Komunikasi Tulisan

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang yang lain.Dari segi sifatnya maka komunikasi dibagi menjadi empat yang meliputi : komunikasi lisan, komunukasi tulisan, komunikasi verbal, komunikasi non verbal. Sementara   tulisan itu berupa huruf-huruf yang disusun. Pengertian dari tulisan itu sendiri adalah serangkaian huruf atau simbol (abjad) yang disusun menjadi kata-kata agar menghasilkan suatu makna yang dapat dimengerti. Sehingga dapat dikatakan pengertian komunikasi tulisan adalah suatu proses penyampaian pesan komunikasi dengan menggunakan kata-kata dalam bentuk tulisan yang memilki makna tertentu. Komunikasi tulisan meliputi memo, surat, fakta, e-mail, pesan instan, majalah organisasional, pengumuman yang ditempel di papan bulletin, atau sarana – sarana lain yang disampaikan melalui tulisan atau simbol.

Zaman dulu di daerah Mesopotamia terdapat kebudayaan menulis dengan menggunakan simbol-simbol segitiga yang terbuat dari tanah liat, di Turkmenistan ditemukan potongan-potongan batu yang digunakan sebagai stempel, di Cina ditemukan menggunkan media tulang, dan di Mesir menggunakan huruf hieroglipnya yang terkenal. Sampai saat ini, huruf hieroglip diyakini sebagai huruf tertua yang pernah ada. Yang membedakannya dari huruf yang lain adalah, huruf ini lebih menyerupai gambar. Bentuknya berupa mata, burung, tangan bahkan kaki sebagai simbol.Selain itu, komunikasi tulisan pada awalnya juga digunakan oleh kalangan penguasa, pemimpin agama, dan cendekia, yaitu pada bangsa-bangsa Sumeria, Babil, Asiria dan lain-lain di Timur Tengah. Isi tulisan mereka pun berupa undang-undang, ajaran suci atau sesuatu yang dianggap memiliki nilai kemuliaan dalam masyarakat. Mereka menuliskan undang-undang serta maklumat raja yang harus dipatuhi oleh rakyat di lempengan batu.

Bangsa Romawi juga menggunakan lembaran kulit binatang untuk mencatat perniagaan mereka. Sedangkan di Cina, tulisan digunakan untuk menyebarkan ajaran dan kepercayaan dalam masyarakat. Mirip seperti yang dilakukan oleh para filsuf Yunani, sebagian besar dari mereka dulu menggunakan lempengan batu, kulit binatang, dan daun papyrusuntuk menulis.Sampai sekarang tulisan masih banyak dipergunakan untuk berkomunikasi dengan orang lain, memberi petunjuk, membuat peraturan, dan lain-lain. Oleh karena itu, tulisan sangat berguna dalam kehidupan manusia sehari-hari. Dari dulu sampai sekarang, setiap hari, kita tidak pernah lepas dari kegiatan yang melibatkan tulisan.Komunikasi tulisan dapat dilakukan antar individu, individu dengan kelompok, dan antar kelompok.

Melalui komunikasi tulisan mempunyai beberapa keuntungan. Seperti kita mempunyai cukup waktu untuk memikirkan dan merancang pesan yang ingin disampaikan. Kemudianisi pesan yang disampaikan dapat memuat informasi yang sangat kompleks dan memerlukan uraian yang sangat detail. Lalu pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada masa mendatang. Dan dapat disebarkan seluas-luasnya, seperti pada zaman sekarang melalui surat kabar atau internet.

Dalam dunia bisnis komunikasi tertulis ini terbilang sering dilakukan. Contoh bentuk komunikasi tertulis misalnya ketika melakukan surat-menyurat bisnis, seperti :

• Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
• Membuat dan mengirim surat aduan ( claim ) kepada pihak lain.
• Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
• Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.
• Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
• Membuat dan mengirim surat pemesanan barang ( order ) kepada pihak lain.
• Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.
• Membuat dan mengirim surat kontak kerja kepada pihak lain.
• Member informasi kepada pelanggan yang meminta informasi produk-produk baru

Penulisan kabar atau berita

Nilai berita digunakan untuk mengukur layak tidaknya suatu tulisan diangkat menjadi berita. Semakin tinggi nilai berita yang dikandung dalam sebuah peristiwa semakin kuat tersebut dianggkat sebagai berita.

Sebaliknya, semakin rendah nilai beritanya semakin rendah pula peristiwa tersebut diangkat sebagai berita.

1.      Unsur-Unsur Berita

Sebuah berita memenuhi unsur-unsur berita yang dikenal dengan 5W+1H.

·         What        =  apa yang terjadi

·          Where      =  dimana hal itu terjadi

·         When        =  kapan peristiwa itu terjadi

·         Who         =  siapa yang terlibat dalam kejadian itu

·         Why         =  kenapa hal itu terjadi

·         How         =  bagaimana peristiwa itu terjadi

2.      Struktuk naskah berita

·         Judul berita (head)

·         Teras berita (lead)

·         Isi berita (body)

3.      Teknik menulis berita

·         Fact Organizing yaitu pengorganisasian/pengumpulan fakta oleh wartawan yang akan menulis berita. Apakah itu hasil interview, kejadian langsung, atau menggunakan data-data tertulis.

·         Lead Decission yaitu penentuan lead untuk teras berita. Ingat, gagal menentukan lead, bisa berarti gagal menulis berita.

·         Word Selection yaitu pemilihan kata-kata cocok untuk mendukung penulisan berita, usahakan alur yang runtut, jangan melompat-lompat sehingga dapat mengganggu pemahaman pembaca.

  Penulisan pesan-pesan persuasif

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untukmenyampaikan suatu pesan di dalam suatu acara yang membuat audiens merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.

Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menulis pesan-pesan pesuasif antara lain:

Ø  Analisis audiens

Penyampaian pesan – pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan individual, analisis audiens anda dan kemudian susunlah suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.

Ø  Mempertimbangkan perbedaan budaya

Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalammemuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka respek terhadap anda.

Ø  Memilih pendekatan organisasional

Dalam hal ini, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung dalam menyampaikan pesan – pesan persuasif. Akan tetapi jika audiens adalah objektif, atau jika kita tahu bahwa mereka suka mendengan pesan yang disampaikan secara langsung, maka bisa menggunakan pendekatan operasional langsung .

Persuasive yang efektif mencakup empat komponen penting:

·         Menetapkan kredibilitas

·         Membuat kerangka argumentasi audies

·         Memilih daya pemikat

Korespondensi

Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari suatu pihak kepada pihak lain dan atas nama jabatan dan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perorangan. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat ata korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.

Surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode notasi, penggunaan kertas, penggunaan model dan bentuk, pemakainan bahsa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Ciri-ciri surat:

1.   Surat adalah pesan tertulis

2.   Isi pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi

3.   Surat memiliki bagian-bagian yang standar

4.   Surat memiliki bentuk yang standar

5.   Surat memiliki pesan inti

6.   Gaya Bahasa surat bisa formal ataupun informal.

Fungsi surat:

1.   Surat sebagai penyampaian pesan

2.   Surat sebagai wakil.

3.   Surat sebagai bukti tertulis.

4.   Surat sebagai pedoman/dasar bertindak

5.   Alat untuk mengigat

6.   Dokumentasi historis dari suatu kegiatan

7.   Keterangan keamanan.

Bagian-bagian Surat :

Bagian surat tidaklah sama semua, karena setiap jenis surat memiliki bagian-bagiannya sendiri. Namun ada beberapa bagian yang umumnya ada dalam sebuah surat. Bagian tersebut ialah:

1. Informasi pengirim atau kop surat
2. Atribut surat (tanggal, nomor, dan perihal surat)
3. Penerima surat
4. Alamat tujuan surat
5. Pembuka surat
6. Isi surat
7. Penutup surat
8. Identitas pengirim (tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)
9. Tambahan (lampiran, tembusan dan pengonsep)

Komunikasi tertulis dilakukan baik antara individu dan bagian dalam struktur organisasi peusahaan maupun dengan pihak ketiga. Menurut Bovee dan Thill (1989) dalam penyampaian pesan secara tertulis, mempunyai keuntungan yang sangat besar yaitu :

a) Adanya peluang untuk mengontrol pesan.

b) Isi pesan yang disampaikan dapat memuat informasi yang sangat kompleks dan                                    memerlukan uraian sangat detail.

c) Pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada masa mendatang.

d) Pesan dapat disebabkan secara luas, ketika khalayak yang ingin dijangkau sangat besar dan terpisah secara geografis.

Komunikasi tertulis dapat dipilih bilamana :

1. Pesan atau subjek yang ingin disampaikan cukup banyak dan komplek; perlu penjelasan panjang lebar suatu teknis; perlu visualisasi pesan dalam bentuk angka-angka, grafik, gambar, data statistik.

2. Penerima pesan terpisah jarak jauh dengan pemberi pesan.

3. Memerlukan laporan, data atau dokumen tertulis untuk arsip.

4. Tidak dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan.

Bentuk – Bentuk Komunikasi Tulisan

Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilaksanakan dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat, jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu. Contoh- contoh komunikasi tulisan ini antara lain:

• Naskah, yang biasanya dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat
  komplek.
• Blangko-blangko, yang dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.
• Gambar clan foto, karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.
• Spanduk, yang biasa dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang.

Prinsip – Prinsip Komunikasi Tulisan

Terdapat  prinsip dasar yang harus diperhatikan dalam komunikasi tulisan disebut dengan Prinsip 7 C’s yaitu:

1. Completeness (Lengkap)

Pesan – pesan yang digunakan dalam suatu perusahaan akan disebut lengkap, bila mengandung semua fakta- fakta yang diinginkan oleh pembicara. Karena itu pesan harus menjawab semua pertanyaan, memberikan informasi tambahan yang dibutuhkan dan periksa kembali apakah telah mencakup 5W+1H(who, what , when, where, when, why, dan how). Hal ini khususnya diperlukan pada saat anda menjawab surat pengumuman atau pemberitahuan misalnya surat pemesanan barang.

2. Conciseness (Ringkas)

Conciseness adalah suatu pesan bukan mengorbankan beberapa kata sehingga menjadi tidak lengkap dan kurang sopan tetapi hilangkan kata – kata yang kurang penting dan hindarkan pengulangan kata-kata.

3. Consideration (Pertimbangan)

Berarti anda harus benar – benar menyiapkan  apa yang akan ditulis dan coba memahami orang / pihak lain, apa masalahnya, keinginannya dan lain – lain.

4. Concerteness (Konkrit)

Penulisan yang konkrit berarti spesifik, mengandung kepastian yang gamblang (jelas), hindari kekaburan dan penulisan secara umum. Untuk itu sebaiknya anda menggunakan fakta – fakta / data yang spesifik/ jelas dan lebih baik menggunkan kalimat aktif.

5. Clarity (Jelas)

Pesan yang disampaikan harus benar – benar jelas dan dapat dimengerti oleh pembaca sehingga  perlu diperhatikan pemilihan kata – kata yang sering digunakan, hindari kata- kata asing dan susunan kalimat dan paragraf yang beraturan.

6. Courtesy (Sopan)

Sopan disini bukan berarti menggunakan kata – kata maaf, silahkan, terimakasih, tetapi yang dimagsud adalah jangan menyinggung perasaan pembaca, jawablah surat langganan segera, bijaksana dan untuk tidak menyakiti hati langganan janganlah terlalu berterusterang kepada masalah yang dihadapi langganan.

7. Correectness (Benar)

Yang dimaksud benar adalah menggunakan bahasa yang sesuai dengan level pengetahuan langganan dan gunakan kata akurat, grafik gambar yang menunjang.

Hambatan Komunikasi

Selalu ada hambatan disetiap melakukan komunikasi. Namun hambatan yang muncul merupakan kunci kesuksesan dalam berinteraksi mengingat setiap interaksi dilakukan lebih dari satu orang atau dua arah. Berikut ini adalah macam – macam hambatan komunikasi, yaitu :

• Hambatan dari Proses Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan informasi yang akan disampaikan.
• Hambatan Fisik yaitu hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal, dsb
• Hambatan Semantik yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai bahasa dan istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan
• Hambatan Psikologis yaitu hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si pengirim pesan atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi tersebut mengalami perubahan
• Hambatan Manusiawi yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak menentu dalam menyikapi informasi atau pesan
• Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang berbeda yang mengakibatkan sebuah hambatan.
• Hambatan-hambatan Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi didalam sebuah organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah paham antar pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang ada dalam organisasi.

Cara Mengatasi Hambatan

Dari berbagai hambatan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa proses komunikasi itu tidak mudah dan memerlukan jalan yang sangat panjang untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam berkomunikasi dan dalam aktivitas lainnya.Tetapi hambatan tersebut bukanlah menjadi satu-satunya penghambat dalam berkomunikasi. Untuk memecahkan masalah hambatan tersebut diatas berikut ini diurakian cara mengatasi hambatan komunikasi :

• Memerikan umpan balik atau Feed Back yaitu memberikan kesempatan pada seseorang untuk menyampaikan informasi dan gagasannya sehingga tercipta komunikasi 2 (dua) arah
• Mengenai si penerima berita yaitu mengenali latar belakang , pendidikan serta kondisi penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik dan mudah dimengerti oleh si penerima pesan.
• Susunlah secara terperinci apa, dan kapan informasi tersebut harus disampaikan dan kepada siapa informasi tersebut akan disampaikan.

Kesimpulan

Komunikasi tulisan adalah suatu proses penyampaian pesan komunikasi dengan menggunakan kata-kata dalam bentuk tulisan yang memilki makna tertentu. Komunikasi tulisan meliputi memo, surat, fakta, e-mail, pesan instan, majalah organisasional, pengumuman yang ditempel di papan bulletin, atau sarana – sarana lain yang disampaikan melalui tulisan atau simbol. Komunukasi tulisan juga memiliki 7 prinsip dasar ,yaitu completeness (lengkap), conciseness (ringkas), consideration (pertimbangan), concerteness (konkrit), clarity (jelas), courtesy (sopan), correctness (benar). Melalui komunikasi tulisan mempunyai beberapa keuntungan. Seperti kita mempunyai cukup waktu untuk memikirkan dan merancang pesan yang ingin disampaikan. Kemudianisi pesan yang disampaikan dapat memuat informasi yang sangat kompleks dan memerlukan uraian yang sangat detail. Lalu pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada masa mendatang. Dan dapat disebarkan seluas-luasnya, seperti pada zaman sekarang melalui surat kabar atau internet.

Saran

Dalam berkomunikasi secara tulisan, sebaiknya dipertimbangkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Disamping itu perlu juga resiko dari komunikasi tulisan tersebut, misalnya aman, mudah dimengerti dan menimbulkan pengertian yang berbeda dari yang dimaksud.

DAFTAR PUSTAKA

• https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&uact=8&ved=0CCMQFjAB&url=http%3A%2F%2Flista.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F22304%2FP11%2Bkomunikasi-dalam organisasi.pdf &ei=rXBdVPbVOsiMmwXP5oCICg&usg=AFQjCNFEdoxVnVOywRcbHrtmOtql8_JsbQ&bvm=bv.79189006,d.dGY,3 November 2014
• Robbins,P.,Stephen,&Judge,A.,Timothy (2008).Prilaku Organisaso.From http : // books. google.co.id/books?id=RD8tcRrWBhYC&pg=PA10&dq=komunikasi+ tertulis&hl=id&sa=X&ei=yoFdVMqWEIuXuATPqILgDQ&redir_esc=y#v=onepage&q=komunikasi%20tertulis&f=false,3 November 2014
• http://komunikasi.us/index.php/course/perkembangan-teknologi-komunikasi/50-komunikasi-tulisan-awal-era-komunikasi,3 November 2014
• http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/komunikasi_bisnis/bab2-macam_macam_komunikasi.pdf,4 November 2014
• http://3rest.wordpress.com/2012/01/02/hambatan-dan-klasifikasi-komunikasi-dalam-organisasi/, 4 November 2014

Tugas Komunikasi Bisnis (Softskill)

Nama : Muthiah Bonita
NPM : 17214661
Kelas : 4EA33

1. Pengertian Komunikasi Bisnis adalah bentuk komunikasi yang bisa berupa lisan maupun tulisan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dimana kita bisa mengeluarkan pendapat, gagasan, dan ide yang dimana dapat berhubungan dengan pencapaian bisnis yang diperbincangkan.

2. Proses Komunikasi 
Menurut Courtlenad L. Bovee dan Jhon V. Thill dalam buku Business Communication Today, proses komunikasi terdiri dari 6 tahap yaitu:
a. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.
b. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.
c. Pengirim menyampaikan pesan.
d. Penerima menerima pesan.
e. Penerima menafsirkan pesan.
f. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.

3. Bagaimana Komunikasi yang Efektif
Ada beberapa hal yang diperlukan agar dapat melakukan komunikasi yang efektif yaitu:
a. Persepsi : Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksikan apakah pesan-pesan yang disampaikannya dapat diterima oleh komunikan sesuai dengan sudut pandang komunikan.
b. Ketepatan : Perlu adanya ekspresi agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran.
c. Kredibilitas : Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan yang tinggi bahwa audiens adalah orang-orang yang dapat dipercaya.
d. Pengendalian : Dalam komunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.
e. Keharmonisan : Komunikator harus menjaga hubungan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan.

4. Hambatan dalam Komunikasi
Adapun faktor penghambatnya antara lain:

• Masalah dalam mengembangkan pesan
  Masalah dalam mengembangkan pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
• Masalah dalam menyampaikan pesan
  Masalah dalam menyampaikan pesan yang paling jelas terkait dengan sarana fisik untuk komunikasi.
• Masalah dalam menerima pesan
  Masalah dalam menerima pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.
• Masalah dalam menafsirkan pesan
  Masalah dalam menafsirkan pesan antara lain yaitu perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran, serta perbedaan reaksi emosional antara pemberi dan penerima pesan.

Sumber :

Buku         : Komunikasi Bisnis Edisi Ketiga

Pengarang : Drs. Djoko Purwanto, M.B.A.

Penerbit     : Erlangga