Nama : Muthiah Bonita
NPM : 17214661
Kelas : 4EA33
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan
pengertian dari satu orang ke orang yang lain.Dari segi sifatnya maka
komunikasi dibagi menjadi empat yang meliputi : komunikasi lisan, komunukasi
tulisan, komunikasi verbal, komunikasi non verbal. Sementara
tulisan itu berupa huruf-huruf yang disusun. Pengertian dari tulisan itu
sendiri adalah serangkaian huruf atau simbol (abjad) yang disusun menjadi kata-kata
agar menghasilkan suatu makna yang dapat dimengerti. Sehingga dapat dikatakan
pengertian komunikasi tulisan adalah suatu proses penyampaian pesan komunikasi
dengan menggunakan kata-kata dalam bentuk tulisan yang memilki makna tertentu.
Komunikasi tulisan meliputi memo, surat, fakta, e-mail, pesan instan, majalah
organisasional, pengumuman yang ditempel di papan bulletin, atau sarana –
sarana lain yang disampaikan melalui tulisan atau simbol.
Zaman dulu di daerah Mesopotamia terdapat kebudayaan menulis
dengan menggunakan simbol-simbol segitiga yang terbuat dari tanah liat, di
Turkmenistan ditemukan potongan-potongan batu yang digunakan sebagai stempel,
di Cina ditemukan menggunkan media tulang, dan di Mesir menggunakan huruf
hieroglipnya yang terkenal. Sampai saat ini, huruf hieroglip diyakini sebagai
huruf tertua yang pernah ada. Yang membedakannya dari huruf yang lain adalah,
huruf ini lebih menyerupai gambar. Bentuknya berupa mata, burung, tangan bahkan
kaki sebagai simbol.Selain itu, komunikasi tulisan pada awalnya juga digunakan
oleh kalangan penguasa, pemimpin agama, dan cendekia, yaitu pada bangsa-bangsa
Sumeria, Babil, Asiria dan lain-lain di Timur Tengah. Isi tulisan mereka pun
berupa undang-undang, ajaran suci atau sesuatu yang dianggap memiliki nilai
kemuliaan dalam masyarakat. Mereka menuliskan undang-undang serta maklumat raja
yang harus dipatuhi oleh rakyat di lempengan batu.
Bangsa Romawi juga menggunakan lembaran kulit binatang untuk
mencatat perniagaan mereka. Sedangkan di Cina, tulisan digunakan untuk
menyebarkan ajaran dan kepercayaan dalam masyarakat. Mirip seperti yang
dilakukan oleh para filsuf Yunani, sebagian besar dari mereka dulu menggunakan
lempengan batu, kulit binatang, dan daun papyrusuntuk menulis.Sampai sekarang
tulisan masih banyak dipergunakan untuk berkomunikasi dengan orang lain,
memberi petunjuk, membuat peraturan, dan lain-lain. Oleh karena itu, tulisan
sangat berguna dalam kehidupan manusia sehari-hari. Dari dulu sampai sekarang,
setiap hari, kita tidak pernah lepas dari kegiatan yang melibatkan
tulisan.Komunikasi tulisan dapat dilakukan antar individu, individu dengan
kelompok, dan antar kelompok.
Melalui komunikasi tulisan mempunyai beberapa keuntungan.
Seperti kita mempunyai cukup waktu untuk memikirkan dan merancang pesan yang
ingin disampaikan. Kemudianisi pesan yang disampaikan dapat memuat informasi
yang sangat kompleks dan memerlukan uraian yang sangat detail. Lalu pesan yang
disampaikan dapat didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan
pada masa mendatang. Dan dapat disebarkan seluas-luasnya, seperti pada zaman
sekarang melalui surat kabar atau internet.
Dalam dunia bisnis komunikasi
tertulis ini terbilang sering dilakukan. Contoh bentuk komunikasi tertulis
misalnya ketika melakukan surat-menyurat bisnis, seperti :
- Membuat dan mengirim surat
teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
- Membuat dan mengirim surat
aduan ( claim ) kepada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat
penolakan kerja.
- Membuat dan mengirim surat
penawaran harga barang kepada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat
konfirmasi barang kepada pelanggan.
- Membuat dan mengirim surat
pemesanan barang ( order ) kepada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat
permintaan barang kepada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat
kontak kerja kepada pihak lain.
- Member informasi kepada
pelanggan yang meminta informasi produk-produk baru
Penulisan
kabar atau berita
Nilai berita digunakan untuk mengukur layak tidaknya suatu
tulisan diangkat menjadi berita. Semakin tinggi nilai berita yang dikandung
dalam sebuah peristiwa semakin kuat tersebut dianggkat sebagai berita.
Sebaliknya,
semakin rendah nilai beritanya semakin rendah pula peristiwa tersebut diangkat
sebagai berita.
1.
Unsur-Unsur
Berita
Sebuah berita memenuhi unsur-unsur
berita yang dikenal dengan 5W+1H.
·
What =
apa yang terjadi
·
Where =
dimana hal itu terjadi
·
When =
kapan peristiwa itu terjadi
·
Who =
siapa yang terlibat dalam kejadian itu
·
Why =
kenapa hal itu terjadi
·
How = bagaimana peristiwa itu terjadi
2.
Struktuk
naskah berita
·
Judul
berita (head)
·
Teras
berita (lead)
·
Isi
berita (body)
3.
Teknik
menulis berita
·
Fact
Organizing yaitu pengorganisasian/pengumpulan fakta oleh wartawan yang akan
menulis berita. Apakah itu hasil interview, kejadian langsung, atau menggunakan
data-data tertulis.
·
Lead
Decission yaitu penentuan lead untuk teras berita. Ingat, gagal menentukan
lead, bisa berarti gagal menulis berita.
·
Word
Selection yaitu pemilihan kata-kata cocok untuk mendukung penulisan berita,
usahakan alur yang runtut, jangan melompat-lompat sehingga dapat mengganggu
pemahaman pembaca.
Penulisan pesan-pesan persuasif
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan
atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi
yang efektif adalah kemampuan untukmenyampaikan suatu pesan di dalam suatu
acara yang membuat audiens merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.
Langkah-langkah
yang dapat dilakukan dalam menulis pesan-pesan pesuasif antara lain:
Ø Analisis audiens
Penyampaian
pesan – pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menghubungkan
suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan
individual, analisis audiens anda dan kemudian susunlah suatu pesan yang dapat
menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.
Ø Mempertimbangkan perbedaan budaya
Pemahaman
terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalammemuaskan
kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka respek terhadap
anda.
Ø Memilih pendekatan organisasional
Dalam hal ini,
kita dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung dalam
menyampaikan pesan – pesan persuasif. Akan tetapi jika audiens adalah objektif,
atau jika kita tahu bahwa mereka suka mendengan pesan yang disampaikan secara
langsung, maka bisa menggunakan pendekatan operasional langsung .
Persuasive
yang efektif mencakup empat komponen penting:
·
Menetapkan
kredibilitas
·
Membuat
kerangka argumentasi audies
·
Memilih
daya pemikat
Korespondensi
Korespondensi adalah penyampaian maksud melalui surat dari
suatu pihak kepada pihak lain dan atas nama jabatan dan dalam suatu
perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perorangan. Kegiatan saling berkirim
surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut surat menyurat ata
korespondensi. Pihak yang terlibat disebut koresponden.
Surat
adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang
memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kode notasi, penggunaan kertas,
penggunaan model dan bentuk, pemakainan bahsa yang khas serta pencantuman tanda
tangan.
Ciri-ciri
surat:
1. Surat
adalah pesan tertulis
2. Isi
pesan dalam surat merupakan informasi/persuasi
3. Surat
memiliki bagian-bagian yang standar
4. Surat
memiliki bentuk yang standar
5. Surat
memiliki pesan inti
6. Gaya
Bahasa surat bisa formal ataupun informal.
Fungsi
surat:
1. Surat
sebagai penyampaian pesan
2. Surat
sebagai wakil.
3. Surat
sebagai bukti tertulis.
4. Surat
sebagai pedoman/dasar bertindak
5. Alat
untuk mengigat
6. Dokumentasi
historis dari suatu kegiatan
7. Keterangan
keamanan.
Bagian-bagian
Surat :
Bagian
surat tidaklah sama semua, karena setiap jenis surat memiliki bagian-bagiannya
sendiri. Namun ada beberapa bagian yang umumnya ada dalam sebuah surat. Bagian
tersebut ialah:
- Informasi pengirim atau kop
surat
- Atribut surat (tanggal, nomor,
dan perihal surat)
- Penerima surat
- Alamat tujuan surat
- Pembuka surat
- Isi surat
- Penutup surat
- Identitas pengirim (tanda
tangan, nama lengkap, dan jabatan)
- Tambahan (lampiran, tembusan
dan pengonsep)
Komunikasi tertulis dilakukan baik antara individu dan
bagian dalam struktur organisasi peusahaan maupun dengan pihak ketiga. Menurut
Bovee dan Thill (1989) dalam penyampaian pesan secara tertulis, mempunyai
keuntungan yang sangat besar yaitu :
a) Adanya peluang untuk mengontrol pesan.
b) Isi pesan yang disampaikan dapat
memuat informasi yang sangat kompleks dan memerlukan
uraian sangat detail.
c) Pesan yang disampaikan dapat
didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk rujukan pada masa
mendatang.
d) Pesan dapat disebabkan secara
luas, ketika khalayak yang ingin dijangkau sangat besar dan terpisah secara
geografis.
Komunikasi
tertulis dapat dipilih bilamana :
1.
Pesan atau subjek yang ingin disampaikan cukup banyak dan komplek; perlu
penjelasan panjang lebar suatu teknis; perlu visualisasi pesan dalam bentuk
angka-angka, grafik, gambar, data statistik.
2.
Penerima pesan terpisah jarak jauh dengan pemberi pesan.
3.
Memerlukan laporan, data atau dokumen tertulis untuk arsip.
4.
Tidak dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan.
Bentuk
– Bentuk Komunikasi Tulisan
Komunikasi tulisan adalah komunikasi yang dilaksanakan dalam
bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan berita yang sifatnya singkat,
jelas tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud-maksud tertentu.
Contoh- contoh komunikasi tulisan ini antara lain:
- Naskah, yang biasanya
dipergunakan untuk menyampaikan berita yang bersifat
komplek. - Blangko-blangko, yang
dipergunakan untuk mengirimkan berita dalam suatu daftar.
- Gambar clan foto, karena tidak
dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.
- Spanduk, yang biasa
dipergunakan untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang.
Prinsip
– Prinsip Komunikasi Tulisan
Terdapat
prinsip dasar yang harus diperhatikan dalam komunikasi tulisan disebut dengan
Prinsip 7 C’s yaitu:
- Completeness
(Lengkap)
Pesan
– pesan yang digunakan dalam suatu perusahaan akan disebut lengkap, bila
mengandung semua fakta- fakta yang diinginkan oleh pembicara. Karena itu pesan
harus menjawab semua pertanyaan, memberikan informasi tambahan yang dibutuhkan
dan periksa kembali apakah telah mencakup 5W+1H(who, what , when, where, when,
why, dan how). Hal ini khususnya diperlukan pada saat anda menjawab surat
pengumuman atau pemberitahuan misalnya surat pemesanan barang.
- Conciseness (Ringkas)
Conciseness
adalah suatu pesan bukan mengorbankan beberapa kata sehingga menjadi tidak
lengkap dan kurang sopan tetapi hilangkan kata – kata yang kurang penting dan
hindarkan pengulangan kata-kata.
- Consideration (Pertimbangan)
Berarti
anda harus benar – benar menyiapkan apa yang akan ditulis dan coba
memahami orang / pihak lain, apa masalahnya, keinginannya dan lain – lain.
- Concerteness
(Konkrit)
Penulisan
yang konkrit berarti spesifik, mengandung kepastian yang gamblang (jelas),
hindari kekaburan dan penulisan secara umum. Untuk itu sebaiknya anda
menggunakan fakta – fakta / data yang spesifik/ jelas dan lebih baik menggunkan
kalimat aktif.
- Clarity (Jelas)
Pesan
yang disampaikan harus benar – benar jelas dan dapat dimengerti oleh pembaca
sehingga perlu diperhatikan pemilihan kata – kata yang sering
digunakan, hindari kata- kata asing dan susunan kalimat dan paragraf
yang beraturan.
- Courtesy (Sopan)
Sopan
disini bukan berarti menggunakan kata – kata maaf, silahkan, terimakasih,
tetapi yang dimagsud adalah jangan menyinggung perasaan pembaca, jawablah surat
langganan segera, bijaksana dan untuk tidak menyakiti hati langganan janganlah
terlalu berterusterang kepada masalah yang dihadapi langganan.
- Correectness
(Benar)
Yang
dimaksud benar adalah menggunakan bahasa yang sesuai dengan level pengetahuan
langganan dan gunakan kata akurat, grafik gambar yang menunjang.
Hambatan
Komunikasi
Selalu
ada hambatan disetiap melakukan komunikasi. Namun hambatan yang muncul
merupakan kunci kesuksesan dalam berinteraksi mengingat setiap interaksi
dilakukan lebih dari satu orang atau dua arah. Berikut ini adalah macam – macam
hambatan komunikasi, yaitu :
- Hambatan dari Proses Komunikasi
yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan informasi yang akan
disampaikan.
- Hambatan Fisik yaitu hambatan yang
terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal, dsb
- Hambatan Semantik yaitu
hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai bahasa dan
istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan
- Hambatan Psikologis yaitu
hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si pengirim
pesan atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi tersebut
mengalami perubahan
- Hambatan Manusiawi yaitu
hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak menentu
dalam menyikapi informasi atau pesan
- Hambatan Organisasional yaitu
tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi yaitu hambatan yang
timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan mengalami kendala
seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang berbeda yang
mengakibatkan sebuah hambatan.
- Hambatan-hambatan Antar Pribadi
yaitu hambatan yang timbul antar pribadi didalam sebuah organisasi,
biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah paham antar pribadi yang
menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang ada dalam
organisasi.
Cara
Mengatasi Hambatan
Dari
berbagai hambatan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa proses komunikasi itu
tidak mudah dan memerlukan jalan yang sangat panjang untuk mencapai suatu
tujuan tertentu dalam berkomunikasi dan dalam aktivitas lainnya.Tetapi hambatan
tersebut bukanlah menjadi satu-satunya penghambat dalam berkomunikasi. Untuk
memecahkan masalah hambatan tersebut diatas berikut ini diurakian cara
mengatasi hambatan komunikasi :
- Memerikan
umpan balik atau Feed Back yaitu memberikan kesempatan pada seseorang
untuk menyampaikan informasi dan gagasannya sehingga tercipta komunikasi 2
(dua) arah
- Mengenai
si penerima berita yaitu mengenali latar belakang , pendidikan serta
kondisi penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan
baik dan mudah dimengerti oleh si penerima pesan.
- Susunlah
secara terperinci apa, dan kapan informasi tersebut harus disampaikan dan
kepada siapa informasi tersebut akan disampaikan.
Kesimpulan
Komunikasi
tulisan adalah suatu proses penyampaian pesan komunikasi dengan menggunakan
kata-kata dalam bentuk tulisan yang memilki makna tertentu. Komunikasi tulisan
meliputi memo, surat, fakta, e-mail, pesan instan, majalah organisasional,
pengumuman yang ditempel di papan bulletin, atau sarana – sarana lain yang
disampaikan melalui tulisan atau simbol. Komunukasi tulisan juga memiliki 7
prinsip dasar ,yaitu completeness (lengkap), conciseness (ringkas),
consideration (pertimbangan), concerteness (konkrit), clarity (jelas), courtesy
(sopan), correctness (benar). Melalui komunikasi tulisan mempunyai beberapa
keuntungan. Seperti kita mempunyai cukup waktu untuk memikirkan dan merancang
pesan yang ingin disampaikan. Kemudianisi pesan yang disampaikan dapat memuat
informasi yang sangat kompleks dan memerlukan uraian yang sangat detail. Lalu
pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan, sehingga dapat dimanfaatkan
untuk rujukan pada masa mendatang. Dan dapat disebarkan seluas-luasnya, seperti
pada zaman sekarang melalui surat kabar atau internet.
Saran
Dalam
berkomunikasi secara tulisan, sebaiknya dipertimbangkan maksud dan tujuan
komunikasi itu dilaksanakan. Disamping itu perlu juga resiko dari komunikasi
tulisan tersebut, misalnya aman, mudah dimengerti dan menimbulkan pengertian
yang berbeda dari yang dimaksud.
DAFTAR
PUSTAKA
- https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&cad=rja&uact=8&ved=0CCMQFjAB&url=http%3A%2F%2Flista.staff.gunadarma.ac.id%2FDownloads%2Ffiles%2F22304%2FP11%2Bkomunikasi-dalam
organisasi.pdf
&ei=rXBdVPbVOsiMmwXP5oCICg&usg=AFQjCNFEdoxVnVOywRcbHrtmOtql8_JsbQ&bvm=bv.79189006,d.dGY,3 November 2014
- Robbins,P.,Stephen,&Judge,A.,Timothy
(2008).Prilaku Organisaso.From http : // books.
google.co.id/books?id=RD8tcRrWBhYC&pg=PA10&dq=komunikasi+
tertulis&hl=id&sa=X&ei=yoFdVMqWEIuXuATPqILgDQ&redir_esc=y#v=onepage&q=komunikasi%20tertulis&f=false,3 November 2014
- http://komunikasi.us/index.php/course/perkembangan-teknologi-komunikasi/50-komunikasi-tulisan-awal-era-komunikasi,3 November 2014
- http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/komunikasi_bisnis/bab2-macam_macam_komunikasi.pdf,4 November 2014
- http://3rest.wordpress.com/2012/01/02/hambatan-dan-klasifikasi-komunikasi-dalam-organisasi/, 4 November 2014
Tidak ada komentar:
Posting Komentar